Cuando nos centramos en un negocio, el aspecto más relevante es el de la productividad y eficiencia. Si no fuera por ello, no habría negocio, ¿no es así?

En este sentido, hay que mirar, con lupa, todos aquellos parones de nuestro trabajo y que pueden ser prescindibles. Uno de ellos es, sin lugar a dudas, el de las reuniones.

Paradójicamente, las reuniones de trabajo, principalmente diseñadas para mejorar ciertas tareas y mejorar, en general, el trabajo a realizar, se suelen percibir como una pérdida de tiempo. Es decir, son necesarias, pero a la vez son una pérdida de tiempo. Curioso, ¿no?

Si realmente queremos que una reunión sirva para algo, es imprescindible que pase por una serie de filtros o cortes. Si no pasa por alguno de ellos, ¡lo mejor es que canceles la reunión!

Consejos para tener una reunión productiva

Sin más dilación, vamos a ver una serie de cuestiones importantes para realizar una reunión de trabajo con éxito. Vamos a ver una serie de pasos fundamentales para sacar provecho de dichas reuniones.

Objetivos y Temas de la Reunión

Hay muchos jefes de departamentos que aprovechan cualquier excusa para montar una reunión. El primer requisito para saber si se debe realizar es conocer los objetivos y los temas a tratar. ¿Están los objetivos definidos? ¿Los temas a tratar pueden implicar una mejoría real en el trabajo? Si estas dos respuestas no son afirmativas, ¡ya tenemos un problema de base!

Determinación de Coste de la Reunión

Todo tiempo del empleado tiene un coste, en función de las horas a la que destina cada una de las tareas. Una forma útil de saber si una reunión va a ser efectiva es ver qué tipo de ganancias podemos conseguir al realizar dicha reunión e implantar las mejoras, en detrimento del tiempo de la reunión. Si, por ejemplo, una reunión tiene por objetivo ahorrar en costes 1.500€, pero el tiempo de todas las personas en la reunión equivale a 2.000€ en sus sueldos, no habrá servido de mucho, ¿no crees?

Información y Organización de Asistentes

Todos los asistentes a la reunión deben de ser informados con la suficiente antelación, sabiendo de antemano la hora también, por supuesto. Esto será clave en varios aspectos. Por un lado, al estar informado previamente, el asistente se puede preparar mejor el tema, por lo que puede ofrecer ideas al respecto o plantear dudas. Por el otro, la adecuada organización hará que las tareas y labores de su día a día las pueda reestructurar y adaptar mejor, con el fin de que la reunión no implique un parón en su productividad.

Seleccionar una sala de reuniones perfecta

Pues sí, hay veces que la sala denota la improvisación en la organización de la reunión. Conseguir tener un sitio adaptado para las reuniones es más que necesario. Tiene que ser una sala espaciosa y que cuente con todas las posibilidades tecnológicas siempre será un añadido.

De la misma forma, habrá que atender a aspectos generales de toda sala, como que cuente con el mobiliario adecuado y de una correcta ventilación. La decoración de la sala debe de ser neutra, sin colores ni mobiliario estridente.

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Organización de la Reunión

Ahora, hay que ver cómo se tiene que realizar la reunión. En este sentido, hay que establecer una planificación, con un tiempo estipulado y cronometrado para cada uno de los temas a tratar.

Obviamente, se permite cierta flexibilidad, puesto que pueden surgir nuevas ideas y sea necesario un debate, pero ceñirse al plan inicial es la mejor manera de no perder tiempo.

Revisión de la Reunión

Al igual que es necesario establecer un plan de la reunión, se debe de hacer una revisión de todos los puntos tratados y ver si la reunión ha tenido el efecto esperado. Al fin y al cabo, el tiempo es el único que nos puede decir, a ciencia cierta, si la reunión ha supuesto una pérdida de tiempo o no.

Siguiendo todos estos puntos, estamos seguros de que, al final, conseguirás que las reuniones sean mucho más productivas y realmente sirvan para mejorar.